Livraison de propane et de diesel L'entreprise Irving

Politique de confidentialité

Introduction

La société Irving Oil (« IRVING OIL ») s’engage à favoriser des pratiques équitables en ce qui concerne le traitement des renseignements de ses clients et des personnes avec lesquelles elle traite dans le cadre de ses activités.

Cette politique de confidentialité décrit les principes et les lignes directrices qui guident IRVING OIL en vue de protéger les renseignements personnels de ses clients, et d’autres personnes, qu’elle recueille, utilise ou divulgue dans le cadre de ses activités.

IRVING OIL a comme objectif de promouvoir des pratiques responsables et transparentes de gestion des renseignements personnels conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et à la législation provinciale applicable.

Cette politique de confidentialité comprend les dix principes du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CAN/CSA-Q830-96) publié en mars 1996 comme Norme nationale du Canada. Elle comprend également les dispositions de la partie 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, ch. 5.

Champ d’application de la politique

Cette politique de confidentialité s’applique au groupe de sociétés et aux unités fonctionnelles d’IRVING OIL inscrites à l’annexe A. Aux fins de cette politique, IRVING OIL signifie les unités fonctionnelles et les sociétés affiliées inscrites à l’annexe A.

Aux fins de la présente politique de confidentialité, « renseignements personnels » fait référence aux renseignements personnels sur un client ou un client potentiel d’IRVING OIL, ou sur d’autres personnes avec lesquelles IRVING OIL traite dans le cadre de ses activités. Les renseignements personnels d’un client d’IRVING OIL comprennent l’information sur ses services et sa facturation, ses dossiers de facturation et de paiement, ses antécédents en matière de crédit, ses achats d’équipement et ses dossiers de paiement, ses demandes de crédit et ses dossiers de demande de crédit et de transactions de crédit ainsi que les correspondances ou les enregistrements portant sur des demandes, des questions liées au service ou des plaintes. Le terme « client » est défini à la section « Définitions » ci-dessous.

Cette politique de confidentialité ne s’applique pas aux renseignements personnels à propos des employés d’IRVING OIL ou aux renseignements à propos de notre société ou de nos entreprises clientes.

ARTICLE 1 – DÉFINITIONS

  • 1.1 Collecte - Action de recueillir, d’acquérir, de consigner ou d’obtenir de renseignements personnels de quelque source que ce soit, y compris auprès de tiers, par quelque moyen que ce soit.
  • 1.2 Consentement - Action volontaire en regard de la collecte, de l’utilisation et de la communication de renseignements personnels à des fins déterminées. Le consentement peut être exprès ou implicite, et il peut être donné par la personne elle-même ou par un représentant autorisé. Le consentement exprès peut être donné verbalement, par voie électronique ou par écrit, mais il est toujours sans équivoque et ne requiert aucune inférence de la part d’IRVING OIL. Le consentement implicite est un consentement qui peut être raisonnablement déduit de l’action ou de l’inaction d’une personne.
  • 1.3 Client - Toute personne qui obtient ou utilise, ou demande à obtenir ou utiliser, les produits ou les services d’IRVING OIL, lorsque cette personne est un client résidentiel ou un client potentiel.
  • 1.4 Communication - Action de mettre des renseignements personnels à la disposition d’une unité fonctionnelle d’IRVING OIL constituée en société distincte ou d’un tiers qui n’est pas un fournisseur de services d’IRVING OIL.
  • 1.5 Renseignement personnel - Tout renseignement concernant une personne identifiable, à l’exclusion du nom, du titre et de l’adresse et du numéro de téléphone du lieu de travail d’un employé d’une organisation.
  • 1.6 Tiers - Toute personne ou organisation qui ne fait pas partie d’IRVING OIL et qui n’est pas un fournisseur de services d’IRVING OIL.
  • 1.7 Utilisation - Traitement, manipulation et gestion des renseignements personnels par les unités fonctionnelles d’IRVING OIL et au sein de celles-ci.

ARTICLE 2 - RÉSUMÉ DES PRINCIPES

  • 2.1 Premier principe – Responsabilité
    IRVING OIL est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers à des fins de traitement. IRVING OIL a désigné une personne responsable qui doit s’assurer que l’organisation se conforme à la présente politique.
  • 2.2 Principle 2 - Deuxième principe – Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
    IRVING OIL obtiendra le consentement de toute personne avant ou pendant la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels, à moins que la loi ne l’interdise. IRVING OIL fera des efforts raisonnables, lors de l’obtention du consentement, pour s’assurer que la personne concernée comprend de quelle façon les renseignements personnels seront utilisés et communiqués par IRVING OIL.
  • 2.3 Troisième principe – Consentement
    IRVING OIL obtiendra le consentement de toute personne avant ou pendant la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels, à moins que la loi ne l’interdise. IRVING OIL fera des efforts raisonnables, lors de l’obtention du consentement, pour s’assurer que la personne concernée comprend de quelle façon les renseignements personnels seront utilisés et communiqués par IRVING OIL.
  • 2.4 Quatrième principe – Limitation de la collecte
    IRVING OIL ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées par IRVING OIL et procèdera de façon honnête et licite.
  • 2.5 Cinquième principe – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
    Les renseignements personnels ne seront ni utilisés, ni communiqués par IRVING OIL à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Les renseignements personnels ne seront conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
  • 2.6 Sixième principe – Exactitude
    IRVING OIL conservera des renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
  • 2.7 Septième principe – Mesures de sécurité
    IRVING OIL protègera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
  • 2.8 Huitième principe – Transparence
    IRVING OIL mettra à la disposition de toute personne et de tout employé des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.
  • 2.9 Neuvième principe – Accès aux renseignements personnels
    Sur demande écrite et sous réserve des exceptions prévues par la loi, IRVING OIL informera tout client de l’existence de renseignements personnels qui le concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’état complet des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.
  • 2.10 Dixième principe – Possibilité de porter plainte contre le non-respect des principes
    Tout client d’IRVING OIL sera en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la personne au sein d’IRVING OIL responsable de les faire respecter.

ARTICLE 3 - DÉTAILS DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

  • 3.1 Premier principe – Responsabilité
    IRVING OIL est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers à des fins de traitement.
    •   3.1.1 Il incombe à l’agent de la protection de la vie privée de s’assurer que l’entreprise respecte la présente politique de confidentialité, même si d’autres personnes au sein d’IRVING OIL peuvent être chargées de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels et peuvent aussi être déléguées pour agir au nom de l’agent de la protection de la vie privée.
    •   3.1.2 L’identité des personnes qu’IRVING OIL a désignées pour s’assurer que la présente politique est respectée sera connue au sein de l’entreprise, et toute personne de l’extérieur pourra avoir accès à ce renseignement sur demande.
    •   3.1.3 IRVING OIL prot?gera, par voie contractuelle ou autre, les renseignements personnels communiqu?s ? des fournisseurs de services ? des fins de traitement, pour les services aux commer?ants par exemple.
    • 3.1.4 IRVING OIL mettra en ?uvre les politiques et les pratiques destin?es ? donner suite ? cette politique, y compris:
§            3.1.4.1 la mise en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels et pour assurer le respect de cette politique de confidentialité; 
§            3.1.4.2 la mise en place des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite; 
§            3.1.4.3 la formation du personnel visant la compréhension et l’adoption de nos politiques et de nos pratiques;
§            3.1.4.4 la rédaction de documents publics expliquant les politiques et les pratiques d’IRVING OIL.

·         3.2 Deuxième principe – Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
IRVING OIL déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis avant ou pendant la collecte.

o           3.2.1 IRVING OIL recueille, utilise et communique des renseignements personnels aux fins suivantes: 
§          3.2.1.1 Pour créer et administrer des comptes clients pour ses services énergétiques résidentiels et commerciaux, ses services aux flottes routières et ses services de dépanneur, et lorsque la relation est de nature continue, pour son essence et ses autres produits et services de même que pour fournir ces produits et services; 
§          3.2.1.2 Lorsque le crédit est accordé par l’intermédiaire des services énergétiques résidentiels et commerciaux, les services aux flottes routières et les services de dépanneur, pour obtenir le rapport de solvabilité ou les antécédents en matière de crédit aux fins d’évaluation de la demande de crédit ou des arriérés de paiement de compte; 
§          3.2.1.3 Pour percevoir les comptes en souffrance; 
§          3.2.1.4 Pour comprendre les besoins et les préférences des clients et pour développer et améliorer nos produits et services; 
§          3.2.1.5 Si le client ne retire pas son consentement, pour commercialiser nos produits et services;
§          3.2.1.6 Pour se conformer aux exigences prévues par la loi;
§          3.2.1.7 Pour répondre aux demandes de renseignements, y compris les demandes effectuées par téléphone à notre centre de service à la clientèle et par l’intermédiaire du site Web d’IRVING OIL.
o           3.2.2 IRVING OIL ne communiquera aucun renseignement personnel sensible (comme l’information financière d’un client) à des tiers, ou au sein de ses unités fonctionnelles, à des fins de marketing. Un client peut retirer son consentement à ce que ses renseignements personnels soient utilisés ou communiqués par IRVING OIL, ou aux unités fonctionnelles ou aux tiers d’IRVING OIL, à des fins de marketing (voir la section 3.3.7 ci-dessous). 
o           3.2.3 Au moment de la collecte, la personne auprès de laquelle des renseignements personnels sont recueillis sera informée des fins auxquelles ils sont destinés. La personne pourra, en tout temps, demander ou recevoir des précisions sur la façon dont ces renseignements sont utilisés. 
o           3.2.4 Si IRVING OIL propose d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins non précisées antérieurement, les nouvelles fins seront précisées avant l’utilisation ou la communication des renseignements. À moins que les nouvelles fins auxquelles les renseignements sont destinés ne soient prévues par la loi, le consentement de la personne concernée devra être obtenu avant que les renseignements puissent être utilisés ou communiqués à ces nouvelles fins.  

·         3.3 Troisième principe – Consentement
IRVING OIL obtiendra le consentement de toute personne avant ou pendant la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels, à moins que la loi ne l’interdise. IRVING OIL fera des efforts raisonnables, lors de l’obtention du consentement, pour s’assurer que la personne concernée comprend de quelle façon les renseignements personnels seront utilisés et communiqués par IRVING OIL. 

o           3.3.1 Les circonstances dans lesquelles IRVING OIL peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu d’une personne ou sans son consentement sont définies et autorisées par la loi. Par exemple, IRVING OIL peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels si la collecte, l’utilisation ou la communication est manifestement dans l’intérêt de la personne concernée et que son consentement ne peut être obtenu en temps opportun, par exemple lorsqu’une personne est invalide ou gravement malade ou lorsqu’elle se trouve dans une situation d’urgence où sa vie, sa santé ou sa sécurité est menacée. 
o           3.3.2 IRVING OIL fera un effort raisonnable pour s’assurer que la personne concernée est informée des fins auxquelles les renseignements seront utilisés ou communiqués. Les fins seront énoncées de façon que la personne puisse raisonnablement comprendre de quelle manière les renseignements seront utilisés ou communiqués.
o           3.3.3 Règle générale, IRVING OIL obtiendra le consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels au moment de la collecte des renseignements. Toutefois, il arrivera parfois qu’IRVING OIL obtienne le consentement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels après la collecte, mais avant qu’ils soient utilisés ou communiqués à de nouvelles fins. 
o           3.3.4 IRVING OIL exigera le consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels comme condition pour fournir de l’information ou des services à une personne seulement si la collecte, l’utilisation ou la communication des renseignements est nécessaire pour fournir l’information ou les services en question. 
o           3.3.5 Pour déterminer la forme que prendra le consentement, IRVING OIL tiendra compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de ses clients par rapport aux fins auxquelles les renseignements seront utilisés ou communiqués par IRVING OIL. 
o           3.3.6 Un client peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un délai raisonnable. Le client peut contacter IRVING OIL pour obtenir de l’information sur les conséquences d’un tel retrait. 
o           3.3.7 Les clients ou les personnes peuvent retirer leur consentement ou refuser de consentir à l’utilisation ou à la communication de leurs renseignements personnels à des fins de marketing en contactant le centre de service à la clientèle d’IRVING OIL au 1-800-IRVING-1.

·         3.4 Quatrième principe – Limitation de la collecte
IRVING OIL ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées par IRVING OIL et procèdera de façon honnête et licite.

·         3.5 Cinquième principe – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Les renseignements personnels ne seront ni utilisés, ni communiqués par IRVING OIL à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Les renseignements personnels ne seront conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. 

o           3.5.1 IRVING OIL a une politique précisant la durée de conservation des dossiers. Seuls les employés et les fournisseurs de services d’IRVING OIL qui doivent avoir accès à des renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions ou pour la prestation de services ont accès à ces renseignements.
o           3.5.2 IRVING OIL détruit, efface ou dépersonnalise les renseignements personnels dont elle n’a plus besoin aux fins précisées.

·         3.6 Sixième principe – Exactitude
IRVING OIL protègera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. 

o           3.6.1 Les renseignements seront suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements erronés soient utilisés pour prendre une décision à son sujet.
o           3.6.2 IRVING OIL mettra à jour les renseignements personnels de ses clients de façon continue, lorsque nécessaire aux fins mentionnées dans la présente politique ou lorsqu’une personne lui soumettra de nouveaux renseignements.

·         3.7 Septième principe – Mesures de sécurité
IRVING OIL protègera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. 

o           3.7.1 IRVING OIL protègera les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés, au moyen de mesures de sécurité appropriées. 
o           3.7.2 IRVING OIL protègera les renseignements personnels communiqués à de tierces parties fournissant des services à IRVING OIL par des mesures contractuelles ou d’autres dispositions stipulant le caractère confidentiel de l’information, restreignant les fins auxquelles les renseignements seront utilisés et interdisant la communication à de tierces parties si ce n’est en conformité avec la présente politique de confidentialité.
o           3.7.3 IRVING OIL sensibilisera ses employés à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels.
o           3.7.4. IRVING OIL détruira les renseignements personnels de manière à empêcher les personnes non autorisées d’y avoir accès.

·         3.8 Huitième principe – Transparence
IRVING OIL mettra à la disposition de toute personne et de tout employé des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. 

o            3.8.1 IRVING OIL fera preuve de transparence au sujet de ses politiques et de ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Une personne pourra obtenir, à un coût minime et sans efforts déraisonnables, de l’information au sujet de nos politiques et de nos pratiques. Ces renseignements seront fournis sous une forme généralement compréhensible.
o             3.8.2 Les renseignements fournis par IRVING OIL comprendront : 
§          3.8.2.1 les nom, fonction et adresse de la personne responsable des politiques et des pratiques d’IRVING OIL à qui il faut acheminer les plaintes et les demandes de renseignements;
§          3.8.2.2 le moyen d’avoir accès aux renseignements personnels que possède IRVING OIL; 
§          3.8.2.3 une description du type de renseignements personnels que possède IRVING OIL, y compris une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés;
§          3.8.2.4 une copie de tout document expliquant les politiques, les normes et les codes liés à la protection de la confidentialité d’IRVING OIL.

·         3.9 Neuvième principe – Accès aux renseignements personnels
Sur demande écrite et sous réserve des exceptions prévues par la loi, IRVING OIL informera tout client de l’existence de renseignements personnels qui le concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’état complet des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées. 

o           3.9.1 Sur demande écrite, IRVING OIL informera la personne qui en fait la demande du fait qu’elle possède des renseignements personnels à son sujet et indiquera la source de ses renseignements, le cas échéant. Si IRVING OIL possède ces renseignements, elle permettra à la personne concernée de les consulter. En outre, IRVING OIL informera la personne de l’usage qu’elle a fait ou entend faire des renseignements et des tiers à qui ils ont été communiqués, le cas échéant. 
o           3.9.2 IRVING OIL peut exiger qu’une personne ou un employé lui fournisse suffisamment de renseignements pour qu’il lui soit possible de la renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. L’information ainsi fournie servira à cette seule fin.
o           3.9.3 Dans certaines situations, il se peut qu’IRVING OIL ne soit pas en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels qu’elle détient à propos d’une personne. Par exemple, IRVING OIL peut ne pas accorder l’accès aux renseignements si cela risque de révéler des renseignements personnels sur un tiers ou risque vraisemblablement de mettre en péril la vie ou la sécurité d’une autre personne. De plus, IRVING OIL peut ne pas accorder l’accès aux renseignements si la communication de ces renseignements permet de révéler de l’information commerciale confidentielle, si les renseignements sont protégés par le secret professionnel d’un avocat, si les renseignements sont obtenus au terme d’un processus officiel de règlement d’un différend ou encore si les renseignements ont été recueillis pendant une enquête sur un manquement à un contrat ou sur une infraction à une loi fédérale ou provinciale. Si elle ne peut donner accès aux renseignements personnels, IRVING OIL indiquera le motif du refus de l’accès aux renseignements personnels, à moins que la loi ne l’interdise.  
o           3.9.4 IRVING OIL répondra à toute demande de communication de renseignements dans un délai raisonnable et à un coût minime sinon nul pour la personne (à condition que les menues dépenses d’IRVING OIL soient couvertes). Les renseignements demandés seront fournis ou accessibles sous une forme généralement compréhensible. 
o           3.9.5 Si une personne ou un employé démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, IRVING OIL corrigera, supprimera ou ajoutera des renseignements. S’il y a lieu, l’information modifiée sera communiquée aux tiers ayant accès à l’information en question. 
o           3.9.6 Si un différend quant à l’exactitude ou à l’exhaustivité des renseignements personnels ne se règle pas à la satisfaction de la personne, le fond du différend sera consigné dans le dossier du client. S’il y a lieu, les tierces parties ayant accès à l’information en question seront informées du fait que le différend n’a pas été réglé.

·         3.10 Dixième principe – Possibilité de porter plainte contre le non-respect des principes
Tout client d’IRVING OIL sera en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la personne au sein d’IRVING OIL responsable de les faire respecter. 

o           3.10.1 IRVING OIL établira des mécanismes pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant ses politiques et ses pratiques de gestion des renseignements personnels et pour y donner suite. Le mécanisme du processus de plaintes sera facilement accessible et simple à utiliser. IRVING OIL peut demander à un client de formuler sa plainte par écrit afin d’en assurer l’exactitude et d’obtenir les données particulières de la plainte. 
o           3.10.2 IRVING OIL fera enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, IRVING OIL prendra les mesures qui s’imposent, y compris la modification de ses politiques et de ses pratiques, si nécessaire. 
o           3.10.3 IRVING OIL informera les personnes et les employés qui déposent une plainte ou présentent une demande relative aux mécanismes de plaintes de l’existence de tels mécanismes.
o           3.10.4 Pour plus d’information sur les pratiques d’IRVING OIL en matière de confidentialité ou pour déposer une plainte, écrivez à : Agent de la protection de la vie privée, groupe des affaires juridiques, C.P. 1421, Saint John (Nouveau-Brunswick)  E2L 4K1.
o           3.10.5 Toute personne qui estime qu’IRVING OIL n’a pas donné suite à sa plainte ou à sa demande de renseignements de manière satisfaisante peut également s’adresser au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse indiquée ci-dessous.

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
Téléphone : 613-995-8210
Sans frais : 1-800-282-1376
Télécopieur : 613-947-6850
(http://www.privcom.gc.ca/index_f.asp)
Pour obtenir un exemplaire de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, visitez le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada au www.privcom.gc.ca.

Le Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96, constitue l’annexe 1 à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Pour obtenir des exemplaires du Code type, veuillez vous adresser à l’Association canadienne de normalisation, 178, boul. Rexdale, Etobicoke (Ontario) M9W 1R3.

 

ANNEXE A – Unités fonctionnelles d’Irving Oil Limited

·            Dépanneurs
·            Services aux flottes routières
·            Groupe des affaires publiques
·            Services énergétiques résidentiels et commerciaux

Sociétés affiliées d’Irving Oil Limited

·            Irving Aviation Services Limited
·            Irving Energy Services Limited
·            Irving Fleet Services Limited
·            S. Cunard & Company Limited